¿El correo electrónico nos está robando la eficiencia? Es claro que la tecnología ha cambiado la forma en que trabajamos y nos ha dado aspectos muy positivos: nos ha ayudado a conectarnos, obtener información con un clic y resolver dudas rápidamente. Pero también ha hecho que nos volvamos esclavos de la tecnología y una generación totalmente impaciente, todo lo queremos de manera inmediata.
El correo electrónico es una herramientas que te ayuda a ser más eficiente: todos los mensajes –enviados y recibidos- los tienes agrupados, guardados, seguros y en un espacio organizado, pero debido a la democratización de esta tecnología existe un abuso excesivo de correos electrónicos y los empleados, colaboradores, clientes, proveedores, socios, etc., empiezan a tener una saturación de correos electrónicos a tal grado que en lugar de volvernos eficientes, se genera todo lo contrario, en lugar de que la mayor parte del tiempo se use para estar desarrollando, vendiendo, visitando al cliente, haciendo estrategias o liderando; están contestando correos.
Para no dejar de ser productivos, tenemos que empezar a modernizar el uso del correo electrónico, para lo cual, existen varias opciones a considerar:
- Tenemos que llevar el correo electrónico al siguiente nivel y hacer que evolucione. Esta herramienta sí sirve para enviar documentos, archivos, información y avisos, pero lo tenemos que empezar a utilizar junto con herramientas más nuevas como Redes Sociales o grupos de chat en aplicaciones como WhatsApp, las cuales hacen más eficiente la comunicación. Aunque si te urge algo, el correo electrónico no es el canal correcto, es mejor regresarnos y apoyarnos de herramientas tradicionales, es decir llama por teléfono. Excepto que lo pidas o te lo pidan por correo.
- Si alguien requiere una respuesta urgente que se acerque a ti o te hable por teléfono. Debes transmitir esta idea a tu equipo de trabajo, que no te manden un correo para un tema urgente. Tus clientes, proveedores, colaboradores, amigos, deben saber que para cuestiones urgentes deben utilizar otros medios para contactarte directamente, si quieren una respuesta rápida.
- El correo electrónico no se debe utilizar para todo. Asume que hoy en día todos tenemos la bandeja de entrada saturada, por lo que te recomiendo, no lo utilices para dar una opinión, ni para resolver un problema, ni para mandar mensajes urgentes, y definitivamente no se debe usar, aplicando las reglas de educación al pie de la letra, no satures con los “gracias”, “recibido”, “en breve te respondo”, “acuso de recibido”, etc. después de recibir un correo. No tienes que contestar cada correo a la vieja usanza de cuando se entregaba físicamente un documento, hoy es muy fácil, la tecnología nos dice si lo recibió o no, si por alguna razón no lo recibe, se rebota el correo, si realmente es importante tu correo y es urgente, mejor intenta llamar o en su caso usa el “método hindú”, correo + llamada.
- Copiar a una gran cantidad de personas en los correos electrónicos. Estas cadenas sólo saturan y nos vuelve ineficientes ya que todos los copiados, comienzan a sentir innecesario el leerlo, alguien más lo leerá o lo resolverá. Si quieres que tu correo sea leído, dirígelo a la menor cantidad de personas que puedas. Si lo que quieres es enviar un comunicado general o informativo, indícalo en el asunto del correo; sin embargo, asume que poca gente lo leerá, y no porque no lo consideren importante, simplemente porque sus bandejas y sus tiempos están saturados, como para leer información general, al menos de manera inmediata.
Además de que las herramientas de protección antispam, cuando detectan muchos correos copiados, pueden categorizarlo como spam y lo más probable es que el correo quede eliminado.
- Asigna un horario fijo para atender y revisar tus correos electrónicos, no dejes que la bandeja de entrada secuestre tu tiempo productivo, puedes asignar la mañana, la tarde o como te convenga, pero no te sientes todo el día enfrente de tu celular o computadora revisando tus correos, define un horario específico.
- Sé paciente, no por el hecho que tenemos acceso inmediato a los demás significa que me tienen que contestar de inmediato. En ocasiones la tecnología nos ciega, porque nos genera ansiedad no recibir una respuesta rápida. Ten paciencia. Si es importante haz una llamada, pero la persona te contestará si puede (y quiere) en ese momento. No dejemos que la tecnología nos empiece a secuestrar.
Hoy en día, el correo electrónico –como lo conocemos- considerado como la herramienta tecnológica y columna vertebral de la comunicación de la mayoría de las empresas en el mundo está en su fase final de vida, debido a las múltiples herramientas que salen al mercado todos los días, por lo que tiene que evolucionar o de lo contrario va a robar tu tiempo, te hará ineficiente y te saturará.
