Normalmente se piensa que regresando de vacaciones se estará descansado, pero la realidad es que para la mayoría de los empresarios, o cualquier tomador de decisiones, muchas veces el regreso genera un estrés mayor que el que tenía antes de salir.
Si lo hiciste bien y lograste desconectarte en las vacaciones —dentro de lo que se pueda porque en el mundo actual la tecnología no deja que nos desconectemos del todo—, significa que dejaste algunos o muchos pendientes para atender a tu regreso.
La terminación de las vacaciones significa que tienes que enfrentarte a ese monstruo y empiezas a recordar los pendientes que tienes, las cosas que tienes que hacer, las que dejaste del año pasado, las nuevas que tienes que ejecutar, los planes que tienes que comenzar a ejercer, los retos que tienes que empezar a enfrentar; además, tu buzón de correo electrónico tiene una cantidad de correos acumulados inusual, los clientes y proveedores, muchas veces en la misma situación que tú, te bombardean con llamadas y correos que debes atender. Todo esto genera estrés pues la cantidad de tareas se ve como un tsunami que se te viene encima, y comienzas a asustarte.
El estrés genera ineficiencia, empiezas a querer detener el tiempo para poder realizar todas tus tareas, parece que no vas a terminar nunca, el estrés no desaparece y las cosas no descienden porque siempre llegan más y más.
Entonces, ¿qué es lo que tienes que hacer para que las cosas sucedan y el estrés disminuya?
1.Lo primero que tienes que hacer es descargar tu mente, porque mientras tu mente esté ocupada en todas estos pendientes, tu pensamiento no sabe a cual aferrarse y cual ejecutar. Y cuando a duras penas logras agarrar uno y enfocarte para empezar a trabajar, te distraes por alguna interrupción, porque, para acabarla de fregar, vivimos en un mundo donde por más candados de organización de tiempo pongas, no puedes evitar las distracciones, la visita de un colaborador, una llamada, un WhatsApp, una visita, un correo electrónico, etc.
Hay que entender que todos estos pendientes son como pelotitas de esas que brincan como locas. Ahora imagínate que las metes en un cuarto y las pones a botar todas al mismo tiempo; botan por todos lados, sin dirección. Imagínate en ese cuarto con las pelotas brincando que son todos tus pendientes. No significa que no los puedas hacer, pero cuando tienes tantas pelotas botando de un lado para el otro, no sabes cuál agarrar, y cuando quieres agarrar no tomas ninguna porque otra que pasaba te distrajo. Además, imaginarte que tienes que atrapar todas te genera estrés inmediato, y eso es lo que sucede en nuestras mentes cuando tenemos muchos pendientes en la cabeza.
Hay que lograr descargar la cabeza, y eso se hace teniendo un sistema para registrar todas las ideas y pendientes, de preferencia un solo lugar apoyado con un calendario. Porque seguramente debes de tener tus listas de pendientes, algunas en tu celular, otras en tu cuaderno, otras en tu calendario o sistema de administración de correos, y tener muchos lugares no funciona.
Hoy en día existen miles de herramientas tecnológicas para hacerlo, pero si la libreta te sirve también es válido. Lo importante es que descargues TODO, y cuando digo todo es desde la tarea más sencilla de cambiar un foco en tu casa, hasta la conclusión de la planeación estratégica de tu compañía, TODO. Nada se puede quedar en tu cabeza. Busca una herramienta que sea móvil, que te pueda acompañar a donde vayas para que cuando te salga una idea o un pendiente, puedas descargarlo inmediatamente.
2. Ya que tienes todos descargados, le podemos llamar: la caja de entrada, ahí guardarás todos los pendientes y tus notas. Olvídate ahorita de la prioridad, importancia o urgencia. Simplemente pon todo en un mismo lugar.
3. Crea carpetas o lugares para clasificar cada acción, de acuerdo a la acción que cada pendiente requiera. Algunas recomendaciones de carpetas clasificatorias:
- Acciones a ejecutar.- actividades que solo requieren de alguna acción tuya para concluirse o pasar a siguiente fase.
- Proyectos.- Planes, proyectos o acciones a realizar, que requieren de más esfuerzo, de coordinación de otras cosas o de desarrollo, que tienes o necesitas hacer en algún momento, podrías ser urgente o no, no importa su prioridad, sino su clasificación como proyecto.
- Incubar / Actividades hacer algún día.- Todas las actividades o pendientes, que te gustaría atender o hacer, pero no sabes cuándo.
- Delegar.- Actividades que no dependen de ti y que las pueden realizar alguien más o que tu esperas que alguien más las haga pero necesitas estar pendiente del resultado.
- Referencia o información de soporte.- Toda la información que no necesita acción alguna pero quieres guardar como referencia, ya sea para consulta futura o revisión cuando lo requieras.
- Lecturas e Investigación.- Información o lecturas o investigaciones que te gustaría realizar en algún momento
- Basura.- todo lo que necesitas borrar o tirar.
Puedes crear cuantas clasificaciones quieras, pero mi recomendación es que intentes que sean las menos posibles y dentro de estas categorías, podrías separarlas por temas (casa, negocio, etc.) aunque mi recomendación es que no lo hagas, porque te quita atención y genera estrés por igual un pendiente de tu casa que un pendiente de tu trabajo.
4. Ahora busca un momento de concentración y tiempo para comenzar a clasificarlos o clarificarlos. Piénsalo como las artes marciales, donde no se trata tanto del golpe o la interacción en la lucha con otra persona sino de la concentración y del poder que tienes sobre tu mente. Piensa que este proceso es parte fundamental para poder actuar de manera eficiente y sin estrés en el futuro, por lo que es momento de concentrarte y empezar a revisar uno por uno.
Cuando empieces a revisar, y cuando revises cualquier lista, evita escanear la lista para buscar por donde empezar, o cual crees que es más importante. Ordénalos por fecha o por orden alfabético y empieza a revisar uno por uno de arriba abajo. No te saltes ni escanees ver qué más tienes, revisa uno por uno, y no pases al siguiente hasta que no hagas una acción que lo concluya o lo clasifiques en una de las carpetas del punto 3.
Para que sea más fácil la clasificación cada vez que enfrentes un problema, hazte las siguientes preguntas:
¿Para qué haría esto?
¿Qué espero obtener al hacerlo?
¿Cuál es la siguiente acción a realizar?
Te sorprenderá la cantidad de pendientes que borrarás con el simple hecho de hacerte estas preguntas.
Los pendientes que requieran una acción tuya y que puedas ejecutar en menos de dos minutos, ejecútalos en ese momento, termínala y bórrala, excepto que en ese momento no puedas ejecutar, ya sea por el lugar donde estás, por el contexto o por las herramientas que tienes a la mano, entonces sino clasifícalo en una de las carpetas.
Todas las actividades que requieran calendarizarse, mételas en tu calendario, porque dependen del tiempo y disponibilidad de alguien más o de algo más.
Actividades concretas a realizar y que te lleven más de 2 minutos para realizarse mételos en una lista que se llame acciones a ejecutar o proyectos.
Si no hay acción a realizar, entonces seguro que deben ir en incubar, referencia, o basura.
5. Ya que se encuentran todos clasificados, es momento de empezar a ejecutar y donde empezarás es en acciones a realizar o proyecto, y esto lo definirás obviamente en los espacios libres del calendario, donde definirás a que lista ir según el momento, contexto y disponibilidad de tiempo.
Reglas importantes:
- No escanees para elegir cual hacer. Empieza por el primero de la lista, si no puedes hacer ese sigue con el que sigue y así en orden.
- No hagas ningún otro hasta no terminar el que tomaste. Si tienes una interrupción que debes atender al regresar sigues en la actividad seleccionada así hasta que concluyas y repites.
- Si cuando vas a realizar una acción o proyecto, te das cuenta de que está mal clasificado, que lo puedes delegar o que prefieres incubarlo para un futuro, reclasifica.
6. Las listas de incubación, delegar, e inclusive los proyectos y acciones que no lograste ejecutar, es importante que revises tus listas al menos una vez a la semana, reclasifica si crees conveniente. El revisarlos una vez a la semana te hará sentir en control de tus pendientes y evitará que tu mente quiera retenerlo en la cabeza para no olvidarlo.
Es momento de tomar control de tu tiempo y de tu mente. Por más pendientes que tengas, sentirte bajo control te hará actuar más eficientemente y disfrutar cada cosa que hagas.
Para mayor referencia, les recomiendo leer “Getting things Done” de David Allen.
