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Comunicación interna: clave

by CapitalEZ   ·  5 marzo, 2019   ·  

La comunicación interna es clave de toda organización y un gran reto en una época de exceso de información y canales.

Es fundamental para toda empresa la forma en la que se comunican las cosas de manera interna. Para el éxito de cualquier organización, para la ejecución de cualquier plan o proyecto y para generar colaboración entre los trabajadores. Es básico para el éxito de cualquier área, de cualquier nivel o de cualquier organización en cualquier parte del mundo.

En la mayoría de las empresas se invierten grandes cantidades de dinero, pero casi siempre sólo enfocada a la comunicación con el cliente y los prospectos, y poco para la comunicación interna, dejándola a procesos tradicionales, empíricos y poco organizados.

Adicionalmente, estamos viviendo una era donde lo que sobra es información.

Ya sea formal, informal, interna o externa, estamos en una época donde todos estamos saturados de información. Estamos saturados por múltiples canales de la empresa y personales que generan confusiones, distracción e ineficiencia en la comunicación interna de las empresas.

Un estudio realizado en varias empresas sobre los principales canales por los cuales los colaboradores se enteran de temas relacionados con su organización, planes, objetivos, estrategias, etc. arrojó algunos resultados interesantes:

  • 93% de los trabajadores mencionan que se enteran primero sobre su organización, cambios y retos en sus redes sociales formales e informales, incluyendo grupos de WhatsApp. Un gran porcentaje es a través de los grupos que estructuran los propios colaboradores con sus colegas.
  • 80% se entera a través de boletines, newsletters o similares, tanto digitales como físicos, creados en la organización.
  • 78% se entera a través del intranet o página web de la organización

Si nos fijamos, en ninguno de los mayores porcentajes aparece el famoso pizarrón informativo, o las pantallas, o las juntas o, inclusive, el correo electrónico, siendo estos los canales más usados para comunicación interna.

Esto nos plantea un reto a toda organización que tenemos que enfrentar si queremos que los mensajes lleguen a todos lados y que lleguen correctamente.

Es inminente que toda empresa empiece a voltear a sus canales de comunicación para crearlos de manera formal, efectiva y, sobre todo, moderna.

Los canales tradicionales, simplemente ya no funcionan, más que por su efectividad, por la saturación que hoy ya existe. Es momento de modernizarse e incluirnos en esas nuevas líneas de comunicación, porque las tradicionales están dejando de funcionar.

Recomiendo los siguientes 3 puntos para iniciar un plan de trabajo: 

1. Tenemos que elegir cuál es el canal ideal dentro de la organización.

¿Cuál es el más efectivo? ¿Cuál es el canal real sobre el cual tus colaboradores se comunican entre ellos? ¿Conoces cuáles son los grupos de WhatsApp que tienen o más bien tienen sus grupos de Facebook? ¿Cuáles son los canales que tus colaboradores prefieren usar?  Y esto no lo decide ni el área de recursos humanos ni la dirección general ni el área encargada de la comunicación. Eso se tiene que decidir entre todos. Se tiene que entender al usuario y escucharlos.

2. Diferenciar entre canales generales y segmentados.

¿Qué tipo de comunicación tengo que crear de acuerdo al tipo de colaborador? No es lo mismo comunicarme con gente que tiene preparación de licenciatura o maestría que dirigirme a personas que cuentan con educación básica, ¿cuál es el perfil de tu gente?

Probablemente hay temas que debes comunicar a todos, otros que deberán estar segmentados por las áreas de interés, inclusive algunos que deberás tratar de manera individual. Así mismo, cual es el estilo de trabajo de tu empresa, no es lo mismo la comunicación dentro de una oficina, o si la empresa se organiza a través de Home Office, o si se comunica a distintas sucursales en diferentes regiones del mundo.

Por último tengo que ser incluyente en el tema generacional, no es lo mismo comunicarse con un millennial que con un baby boomer, pero necesito crear un canal integral. Esto será fundamental para crear los canales de comunicación adecuados.

3. En toda comunicación SIEMPRE debo tener objetivos claros de qué es lo que quiero comunicar.

¿Cuál es el contenido que deseo compartir con mis colaboradores y por qué?

  • Toda la información que quiero proporcionar tiene que generar valor, lo demás distrae.
  • Debe tener una tendencia de persuadir, informar e involucrar al equipo. Hay que tener mucho cuidado con ser intrusivos porque también hay que cuidar la saturación de información. Las personas tienden a ignorar con tanta información. “Menos es más”.
  • Hay que enfocar los mensajes al usuario, que le genere un beneficio, e incluir en toda comunicación call to actions, que te genere hacer algo.
  • Cada comunicado debe tener un objetivo específico.
  • Replantea tu estrategia de comunicación, no informes por informar. Conviértete en el medio que el colaborador busque, y para eso hay que escucharlo.

Factores claves para el éxito de toda comunicación:

  • Contenido único: A veces es muy fácil repetir las noticias principales de los periódicos, pero ¿es algo que necesita la gente? Es mejor menos con calidad que más sólo para rellenar los canales.
  • Siempre háblale al usuario: Si no estás volteando a ver al usuario no podrás comunicarte, distraerás y no van a enterarse.
  • Toda la información debe ser útil: Debe servir para algo en la gestión de lo que cada uno hace, consejos, ejemplos, que le sirvan al usuario. Si no es útil no vale la pena comunicarlo. Contenido que genere valor.

Tienes que trabajar en modernizar y en comunicar a través de canales actuales. La forma en que comuniques dentro de tu organización será el éxito de tu empresa hacia afuera.

A veces estamos tan concentrados en cómo nos comunicamos al cliente que olvidamos cómo nos comunicamos con nuestros colaboradores.

Fernando Padilla

Director de Pretmex Presidente de ASOFOM Consejero en Lendera

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