El tiempo es el único recurso limitado que tenemos, es lo único en la vida que no se puede recuperar, por eso es tan valioso. El dinero si se pierde lo puedes recuperar, inclusive la salud si se pierde puedes recuperarte, el tiempo es lo único que no se recupera.
En este tema que es tan valioso cada día escucho a más empresarios y a colaboradores hablar sobre lo saturado que tienen sus agendas, lo saturados que están sus buzones de correo electrónico, la queja constante de que no da tiempo de nada, que no da tiempo para terminar las cosas.
Y la tecnología tampoco ha ayudado, en teoría está hecha para hacernos más eficientes y eficaces, para mejorar nuestra comunicación, nos ayuda a tener acceso a información de manera más rápida y efectiva, y eso hoy en día se está convirtiendo en un problema, ya que nos genera saturación de información, y este exceso de data lo único que genera es que la toma de decisiones, la ejecución, se vuelva más lenta, generando más acumulación de pendientes y en lugar de volvernos más eficientes, sucede lo contrario.
Por otro lado la tecnología ha hecho intolerante a los pares con la comunicación ya que esta conectividad inmediata genera una exigencia de respuesta inmediata y una frustración cuando no hay tal. Cuando yo mando un mensaje en un chat estoy buscando una respuesta de manera inmediata y cuando no la obtengo insisto generando más distracción y saturación.
Otra tendencia moderna son los espacios abiertos los cuales tienen un objetivo de incrementar la colaboración en las empresas, pero también ha traído toda una ola de distracción que también nos quita tiempo y nos hace ineficiente, si no sabemos bloquearla.
Cuando te llegan más responsabilidades en tu empresa la primera queja que siempre se escucha es que -ya no tengo tiempo, ya no puedo hacer más-, lo cual cierto o no, limita tu crecimiento, limita tu alcance, ¿porque alguien querrá colaborar contigo si tu puerta está cerrada a nuevas oportunidades?. Cuando alguien te pasa más tareas, más responsabilidades y tu respuesta es: -no tengo tiempo- es una posición de no puedo, cuando debería de ser: tengo que ser más eficiente, tengo que eficientar mis tiempos para poder sacar nuevos retos adelante, porque si no alguien más lo hará por ti y se quedará con la oportunidad y sus resultados. Siempre tengo que estar en busca de más y a veces más responsabilidades significa más crecimiento, siempre y cuando lo sepa manejar y para ello debo saber usar mi tiempo de manera inteligente.
La clave de hoy en día es utilizar el tiempo de la manera más inteligente y eficiente, porque entre más eficiente utilice mi tiempo más valor género, más impacto y mejores resultados tendré en mi empresa, en mi trabajo, en mi posición con mi equipo de trabajo. Por eso es importante aprender a administrar y utilizar el tiempo, porque solo tengo 24 horas al día, no más.
Por esto les dejo unas recomendaciones para administrar el tiempo ¿cómo usar tu tiempo de manera inteligente para poder ser más eficiente para poder generar más valor y generar más impacto?
1 – Dedícale tiempo a lo importante, no a lo urgente.
En las empresas de hoy es costumbre observar que todo mundo se encuentra apagando fuegos, atendiendo lo urgente. Lo urgente se genera porque no le estás dedicando tiempo a lo importante, y tal vez muchas veces requiere que le dedique más tiempo, más inteligencia, porque si lo haces bien a la primera te va a reducir muchas urgencias. Pero a veces estamos tan concentrados en apagar fuegos que nunca resolvemos las cosas de fondo, entonces los problemas son recurrentes, repetitivos. En lugar de construir y diseñar estas corrigiendo.
Divide todas tus tareas y actividades entre importantes y urgentes, así podrás saber a qué enfocarte. No quiere decir que no hay que voltear a ver las cosas urgentes, pero si le dieras prioridad a lo importante ten seguridad que las urgencias van a reducir.
2 – Enfócate a una sola tarea a la vez.
Hoy con esta misma saturación de tareas, responsabilidades y pendientes, es una práctica recurrente a todos los niveles, gente intentando resolver muchas cosas a la vez. Cuando intentas hacer muchas cosas a la vez lo que sucede es que al final no terminas ninguna, generando ineficiencia a tu alrededor. Concéntrate en hacer una cosa a la vez y termínala. Si ya empezaste algo, llueve, truene o relampaguee termina esa tarea, o al menos no hagas nada más mientras el tiempo que asignes a esa tarea, esta simple tarea, te traerá resultados rápidos.
3 – Trabaja por lote.
Hay veces que en ese tiempo no puedes terminar una sola actividad porque requiere más tiempo, entonces trabaja por lotes, tampoco puedes estar todo el día encerrado en una sola actividad porque tal vez pierdes eficiencia y creatividad.
Distribuye tu tiempo, tu día productivo, tu calendario, tus horarios, por lotes, es decir, dedico una hora a esta actividad, 2 horas a esta otra y así y ya que lo establezcas lo respetas, veras grandes avances y reducirás el tiempo que dedicas a urgencias no planeadas.
4 – Reduce distracciones.
Todo mundo te lo recomienda pero muchas veces no hacemos algo para reducirlas. Las distracciones vienen desde revisar mis redes sociales, contestar todos los mensajes de WhastApp cuando me están llegando, platicar o contestar todas las preguntas que mis colaboradores o compañeros me llegan a hacer, sean del trabajo o no, meterte a contestar correos, revisar los papeles que tienes sobre el escritorio, etc. Me estoy distrayendo en lugar de estar concentrado por completo en una actividad a la vez.
¿Cómo le hago para evitar distracciones? Si donde trabajas tienes un espacio cerrado, cierra la puerta, enciérrate a terminar tu tarea. Si tu lugar de trabajo no te permite encerrarte, una estrategia muy buena es usar audífonos, cuando los traes puestos mucha gente deja de interrumpir, creyendo que estás escuchando música. Inclusive, si a pesar de esto, observas que esa persona que siempre se acerca a platicar (el quita tiempo) se aproxima a ti, finge una llamada, para evitar de una manera educada que te quite tiempo.
Cada vez que te distraes o distraen eres menos eficiente.
5 – Aprende a delegar.
No todo lo tienes que hacer tú, para eso existen los equipos de trabajo, para eso las empresas fomentan el trabajo en equipo.
Y ¿cómo es delegar? No se trata de aventar todas las responsabilidades a los demás, se trata de que todas las actividades que llegan a tu mesa, a tu escritorio, a tu computadora, piensa antes de empezar a hacerlo, ¿esta es una actividad que alguien más puede o debería hacer o es inminente que la realice yo?, si encuentras que alguien más podría hacerla entonces planea cómo delegar.
Muchas veces pensamos que es más fácil hacerla a delegar y explicar, y es un error, esto es un ejemplo de dedicar tiempo a lo importante, aunque me tarde más, si explico bien a quien delego y le enseño en como tomar decisiones por mí, tendré alguien que me ayudará a resolver más cosas. Hay que hacer el plan para delegar y explicar las reglas del juego para que la persona que le estás delegando pueda tomar decisiones por ti y así tu alcance sea más grande.
6 – Evita juntas innecesarias.
“Juntitis aguditis” es una epidemia, junta para esto y el otro, sin pautas, desordenadas, que duran muchas horas y son ineficientes. Intenta evitar todas las juntas que puedas, reduce al máximo el número de juntas. Si ya tienes que hacer una junta ordénala, define objetivos, orden del día y ponle tiempo con una alarma incluida, respeta los tiempos. Si no logran ver en el tiempo estipulado el tema de la junta pues algo está haciendo mal. El que estén en juntas donde no les de tiempo de terminar los obligará a que las siguientes juntas se vuelvan ineficientes, pero no alargues el tiempo, continúala otro día con la misma metodología, al principio sufrirás un poco pero al final tendrás juntas eficientes y tu y tu equipo serán mucho más eficaces.
Distribuye tu tiempo de las juntas, redúcelas, lo que puedas resolver a través de WhatsApp o correo electrónico hazlo, no convoques juntas para todo.
7 – Limita tu tiempo para revisar correos
Los correos electrónicos y chats se han vuelto los reyes de la distracción, los mayores quita tiempos de la era moderna. Entre los correos importantes, la publicidad y todos los que te copien para que estés enterado, te roban el tiempo. He encontrado mucha gente en oficinas y trabajos que se dedica todo el día a responder correos, porque reciben demasiados, lo que los vuelve ineficientes y se quedan con una sensación de que no pudieron terminar muchas cosas.
Los correos seguirán llegando, no lo puedes detener, pero reduce el tiempo que le dedicas a revisarlos. Lo ideal es asignar tiempos específicos para ver correos, dos veces al día máximo, y una hora máximo cada vez. Pon una alarma y lo más importante que no sea tu primera actividad del día, porque es muy fácil que te distraigan de lo importante e inicies el día apagando fuegos.
8 – Reduce tu tiempo de trabajo. Sí, leíste bien, redúcelo.
En las culturas latinoamericanas tenemos la formación de trabajar muchas horas, entre más horas estás en la oficina más trabajas, si te vas temprano te sientes mal, o te hacen sentir mal. Parece que se premia al último que sale de la oficina porque piensan que ese trabaja mucho.
Es una actitud y mentalidad errónea, en realidad los que trabajan más horas, normalmente son los más ineficientes, obvio de los que entregan resultados, los que no entregan resultados, trabajando mucho o poco, no son eficientes ni efectivos. Los seres humanos, no importando la cultura en la que estemos, derrochamos cuando tenemos en exceso, cuando tienes tiempo en exceso no haces más cosas sino que te vuelves más ineficiente, porque tendemos a derrochar cuando creemos que tenemos de sobra.
Esto se soporta con la ley de Parkinson que afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Por ejemplo: cuando tienes una pasta de dientes nueva le echas a tu cepillo que se derrama y te los lavas, pero cuando llegas al final de la pasta de dientes que ya casi no queda, le empujas hasta el último esfuerzo para sacar lo poquito que queda y aprovechar al máximo y nos lavamos los dientes igual, con esa gotita. ¿Qué quiere decir? Que cuando nos escasean las cosas nos volvemos más eficientes, más creativos y somos mucho más productivos. Eso pasa con el dinero (entre más ganamos más gastamos) y en el tiempo sobre todo.
En lugar de incrementar tus horas de trabajo para intentar hacer más cosas reduce tus tiempos de trabajo y respétalo, no significa que salgas más temprano del trabajo y sigas desde tu casa con tu móvil contestando todo, significa realmente reduce tu tiempo productivo. Sin sentirte mal. Eso te obligará, inclusive sin querer, a enfocarte en los resultados, realmente enfocarte en lo importante para generar más impacto, si reduces tus tiempos no te va quedar de otra que enfocarte, esos pocos tiempos que te quedan de trabajo a que sean muy efectivos, muy productivos, porque si no los haces eficientes, tus resultados se deterioraran y tu trabajo o empresa peligrará.
Aplicando estos consejos sencillos te volverás más eficiente y usarás tu tiempo adecuadamente. Si no aplicas técnicas para administrar tu tiempo no serás productivo. Enfócate a lo que genera valor y en los resultados.
