Seguramente has escuchado el término -Institucionalizar tu empresa– pero ¿Sabes que significa? Y sobre todo ¿Por qué un director debería institucionalizar su empresa? ¿De qué manera puede hacerlo?
Actualmente la mayoría de las empresas bursátiles del mundo tienen un consejo de administración que les apoya en la estrategia y en la toma de decisiones. La forma en que se realiza es a través de la creación o formación de un consejo de administración o consejo consultivos que se encargan de guiar las decisiones de la empresa, desde un enfoque estratégico.
Un dato que escuché en una conferencia y que me pareció muy revelador, es que solamente el 83% de las grandes empresas en México, cuentan con un consejo de administración formal, cuando uno pensaría que el 100% debería tenerlo. En total se estima que en México menos del 10% del total de las PYMES, cuentan con un consejo de administración o consultivo formal, de hecho, me atrevería a decir que es menor, pues los emprendedores y las pymes normalmente están pensando en vender más, en levantar capital, en sobrevivir al mercado o son empresas familiares que dependen del Director General y no se meten a institucionalizar sus empresas, ni tienen en mente hacerlo, erróneamente pensando que no es necesario o que es solo para las grandes empresas.
Primero hablemos de la diferencia entre consejo de administración y consejo consultivo. El consejo consultivo, como su nombre lo dice, sirve para aconsejar, no tiene realmente un atributo legal, es meramente un grupo de consejeros de personas que están para guiar las decisiones del negocio o al director general. El consejo de administración funciona de la misma forma, pero se establece a nivel de asamblea y si tiene obligaciones y responsabilidades legales, digamos que no solamente tiene el objetivo de aconsejar a la dirección de la empresa sino también de mantenerla supervisada, al final ambos buscan el mejor desempeño de la empresa, a través de guiar y supervisar estratégicamente al Director General y la toma de decisiones.
Tener estos consejos es importante por qué generalmente los directores de empresas o emprendedores funcionan como posiciones solitarias en las que recae toda la responsabilidad, aunque cuenten o no con un equipo de trabajo, pues, a fin de cuentas, los resultados dependen del Director y si las cosas salen mal se atribuiría la culpa a la dirección general mientras que, si las cosas salen bien, se consideraría un resultado de esfuerzo colectivo, esto genera mucho estrés y muchas veces compromete y complica las decisiones diarias de cualquier Director General.
De acuerdo con las estadísticas un Director en promedio toma alrededor de 300 decisiones diarias, decisiones que pueden afectar directamente a empleados, clientes, inversionistas o socios. Hay muchas decisiones que un Director General debe tomar sin la posibilidad de consultar a nadie, en las que mucho menos se puede apoyar con los socios ni empleados, pues los socios verían el beneficio de su propio patrimonio y los empleados pensarían en su posición ante la empresa, en ninguno de estos casos resultaría un consejo objetivo. En el caso de los asesores o consultores, su consejo podría estar comprometido, ya que del resultado depende su contrato de consultoría, lo cual genera un conflicto de interés natural.
Las decisiones del Director General tienen altísima responsabilidad y muchas veces un impacto muy fuerte en otras personas y en el destino del negocio lo cual se vuelve muy estresante para el Director General, en muchos casos cuando las cosas salen mal, la gente empieza a abandonar el barco, cosa que el Director no está en posición de hacer. Pero una parte importante es entender que no existe empresa en ninguna parte del mundo a la que siempre le vaya bien, todas las empresas tienen momentos malos, momentos buenos, tienen éxitos, fracasos, buenas decisiones o malas decisiones es parte natural de todo negocio.
Quizá tu tengas amigos en el sector y pienses en acudir a ellos, sin embargo, pese a sus buenas intenciones, podrían no conocer el contexto completo o panorama y resultaría en una guía a medias.
Para mitigar el estrés que conlleva ser el Director, es fundamental crear este consejo de administración o este consejo consultivo que ayude a tomar decisiones estratégicas de negocio o al menos a rebotar esas decisiones estratégicas ¿A qué me refiero con decisiones estratégicas? A decisiones que están pensadas para largo plazo, encaminándolas para el futuro de la empresa, no solo para hoy.
Formar este consejo ayuda también a que mejoren los resultados de todos; ya que cuando el Director General o el equipo directivo asumen la responsabilidad de presentar los resultados a un consejo se obligan de alguna manera a analizar o enfocar lo que sea necesario para tener resultados. De esta manera, el cuerpo directivo y el consejo trabajan juntos por el mismo fin, entonces el simple hecho de celebrar estos consejos va a obligar a la empresa y a su Director a hacer todos los reportes y presentarlos de manera correcta.
Esto a la vez reduce riesgos, no solamente porque ahora analizas más, sino porque normalmente los consejos se conforman con gente que ayuda a complementar, a guiar y a gestionar los riesgos. Ellos ven las cosas que un Director muchas veces no alcanza a ver, por estar en la operación. Un Director tiene la mente en la operación, al igual que los socios en sus inversiones. Un consejo no toma decisiones por emocionalidad por eso puede aconsejar con cabeza fría y desde distintos puntos de vista.
Normalmente el Director General parece que no tiene un jefe arriba, aunque muchas veces deba dar explicaciones a sus socios, eso no funciona igual que tener a un consejo al que se debe entregar resultados. Es normal que los socios no conozcan el negocio, el mercado o el contexto al 100% por lo que su forma de operar se enfoca más en la rentabilidad que esperan de sus inversiones que en dirección a largo plazo de la empresa. El consejo no está formado por socios, sino por expertos que complementan al Director General y por eso ayudan a tener accountability o supervisión, a dar mejor dirección e incluso rebotar ideas.
Otra de las cosas por la que es importante tener a un consejo es por la institucionalización que da mayor fortaleza a la imagen de la empresa hacia afuera, entonces cuando sales a buscar dinero, cuando sales a buscar capital, deuda, socios, clientes, proveedores, el tener una estructura sólida da seguridad para hacer negocios. Si tu empresa tiene un consejo de administración formado con expertos que agregan valor a la compañía obtienes mayor credibilidad, al final te ayudará a que incrementen tus ventas, tu rentabilidad y a que mejore el acceso a financiamiento y capital o crear mejores alianzas estratégicas.
También los consejeros por sí solos pueden traer negocio, pueden traer oportunidades y conexiones muy ricas, ayudar a posicionar a la empresa como una empresa fuerte, sólida e institucional en crecimiento. Como dato, no existe ninguna empresa que le apueste a la institucionalización y que quiebre por eso. Si, puede representar un costo hacer una institucionalización por eso debes poner en balanza si esto va a complementar tu dirección y ayudarte en aquellos temas que ni tu equipo ni tu dominen. O simplemente para darte, mejor visión y dirección, pero para ello, debes definir muy bien tus objetivos para saber si es para ti.
Para establecer este consejo debes salir a buscar a estos miembros ¿cómo? Puede ser mediante el contacto por redes sociales, por ejemplo, LinkedIn que ayuda a conectar con profesionales o también mediante organizaciones como el Tecnológico de Monterrey en México a través de su programa enlace o aceleradoras que justo se dedican a traerte consejeros y conectarte. También puedes participar en múltiples eventos de empresarios, asociaciones de empresarios, expertos de otras áreas que te pueden ir ayudando a escoger qué perfiles son los ideales para tu empresa, lo importante es que esos perfiles no sean amistades o socios y buscarlos en asociaciones. Las universidades también son aceleradoras de negocio como les decía.
Vale la pena hacer este esfuerzo, pues realmente te conectan con mucha gente que está dispuesta a dar su tiempo pro-bono, personas que están comprometidos con el país, con la industria, que quieren ayudar a otros emprendedores a salir adelante. Conforme vas institucionalizando y atrayendo mejores talentos puede generarte un mayor costo, al grado de pensar que debes pagar un puesto más en tu empresa, pero depende como te organices, puede que te cobren mensual, trimestral o semestral incluso, esto dependerá también de cada cuanto te reúnas con ellos.
Piensa que vas a pagar dependiendo del tiempo que le van a dedicar a tu empresa, estima cuánto debe valer el tiempo de una persona y cuantas estimas que le dedique a cada junta, aquí se trata de llegar a un acuerdo, no hay una respuesta correcta. Por ejemplo, hay consejeros que no cobran nada, hay algunos que cobran $5,000 pesos, hay consejeros que cobran $25,000 y hay consejeros que cobran millones de pesos, entonces depende un poco del perfil.
Lo que te quiero decir es que hay una infinidad de gente, de organizaciones que están dispuestas a ayudarte y formar parte de tu consejo. Así que una vez que hayas elegido a los miembros tienes que poner las reglas del juego con un reglamento, es decir, cuáles son los compromisos que aceptan si deciden ser miembros de tu consejo, cuáles son sus obligaciones. Define entonces un calendario para determinar cada cuánto se van a reunir, cuál va a ser la fuente de información, cómo les vas a mandar la información, cada cuánto les vas a mandar información, será tu responsabilidad darles todas las herramientas para que puedan cumplir de manera adecuada su función y esto incluye darles toda la información necesaria.
Ya que tengas todo esto, debes crear un sistema de evaluación porque cada año tú debes evaluar si esos consejeros aportaron o no aportaron o dieron el resultado por el cual los buscaste; al fin y al cabo, tienes que entender que los estás contratando y debes tener un sistema para evaluarlos para determinar si te funcionan o no, si no te funcionan puedes buscar otros, así es como formas un consejo.
Te recomiendo que en tu consejo siempre tengas un número impar para que nunca haya confusión en los votos a la hora de tomar decisiones a través de votos. No formes el consejo con puros socios o con pura gente que tenga una relación directa a la empresa, intenta meter siempre 3 consejeros independientes, gente que no tiene ningún compromiso más allá de ser consejero para la empresa. Haz que se reúnan por lo menos una vez al año, aunque yo recomiendo que las reuniones sean trimestrales porque ayuda mucho en un mundo tan cambiante como en el que vivimos hoy, recuerda que tu empresa necesita estar al día, necesitas estar revisando muchas alternativas, muchas ideas, por eso hay empresas que inclusive lo hacen mensual, como les dije, no hay una respuesta correcta, depende qué quieres o necesitas.
Si todavía no tienes un consejo de administración o un consejo consultivo o una estrategia para la institucionalización de tu empresa, empieza con un consultivo para que no le tengas que dar obligaciones legales y más bien sirvan como tu consejero. Espero que te sirva esta información y ahora sepas por qué desde mi experiencia creo que todas las empresas deberían tener uno.
Recuerda que siempre puedes escribirme si necesitas orientación y en este caso, si quieres que te recomiende en donde puedes conseguir a un consejero de acuerdo con tu perfil, con gusto puedes enviarme un mensaje. Te dejo mis redes sociales @fernandopadillaez y nos leemos en el próximo blog.
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Fernando, escuché este episodio y te felicito mucho por tus contenidos, espero compartirlo para llevar este mensaje a más personas y mejorar las actividades de las empresas y con ello generar más y mejores empleos. Gracias también por hacer un tiempo para compartir tu experiencia.