No te ha pasado que vas de junta en junta, juntas que duran demasiado tiempo, que se enfrascan en discusiones innecesarias, que sientes que te chupan el tiempo de trabajo y cuando sales tienes muchos pendientes, porque en las juntas no se ejecuta. Y cuando en una empresa sufre de juntitis aguditis y hay junta para todo la gente se vuelve ineficiente.
Sin embargo las juntas son inminentes y necesarias para la búsqueda de objetivos, toma de decisiones, coordinación, etc. Pero, ¿cómo hacerlas eficientes?
“Las mejores decisiones han salido de buenas discusiones.”
Antes de hacer una junta:
- Necesitas definir qué tipo de junta es:
- Coordinación, (actividad, tarea o evento) no debe durar más de 20 min.
- Críticas, (toma de decisiones urgentes), max de 30 min. a 1 hora
- Creativas, (lluvia de ideas), de 30 min a 1 hora e intentar que sean cada 6 meses
- Informativas, rápido 5 a 20 min max.
- Retroalimentación, de 30 min a una hora, una cada 3 meses, no exageres.
- Formativas, una cada 3 meses, de 1 a 3 horas depende el tema, demasiado tiempo capacitado, genera efecto contrario
- Resultados, (revisión o análisis) 1 a 3 horas, idealmente de 1.
- Estratégicas o de planeación, de 1 a 3 horas, ( temas importantes no urgentes)
- Cada tipo de junta tiene sus objetivos. ¿Qué resultados necesitas?, ¿Qué quieres obtener? Lo debes tener claro, si no es claro, no tengas la junta.
- Elegir los participantes. Los suficientes y necesarios, no convoques ni de mas ni de menos, solo los que participaran en el logro del objetivo planteado.
- Antes de la junta organiza tu material. Prepara una presentación o los documentos que entregaras.
- Haz un programa, a cada punto ponle el tiempo que le vas a dedicar y asegúrate que se van a respetar los tiempos. Si es una junta de resultados, estos se envían previo a la junta para que se puedan revisar y no se pierda tiempo durante la junta, revisando número por número, en la junta enfócate al análisis y principales datos.
Durante la junta:
- Comienza puntual. No esperes a nadie, la junta debe ser siempre puntual, tal vez las primeras tendrás que empezar sin personal clave, pero te aseguro que las siguientes no sucederá así.
- Asignar roles claros dentro la junta, por ejemplo alguien tiene que llevar la minuta y el moderador. Uno de los problemas más frecuentes en las juntas es que se desvían los temas clave con facilidad, el moderador será el responsable de contabilizar y hacer respetar los tiempos y de asegurarse que la conversación en la junta no se desenfoque del objetivo.
- Encuadre, explicar los objetivos de por qué es la junta y que se quiere lograr. Todos los participantes deben saber, porqué están ahí y que se espera de ellos
- Llevar la minuta. Blanco y negro.
- Los últimos minutos siempre deben ser para las conclusiones y asegurar que exista un cierre, inclusive si el tiempo de la junta no dio para ver todos los temas, planteados
- Seguimiento, cuales son los siguientes pasos, los acuerdos, que estarán en la minuta y deberán enviarse a los participantes.
Durante las exposiciones las reglas de oro son:
Etapa 1: Exposición, nadie pregunta , ni nadie retroalimenta, ni corrige, simplemente escuchan y anotan cualquier observación o duda.
Etapa 2: Preguntas, la audiencia hace preguntas, de las dudas que tienen sobre la exposición, NO RETROALIMENTAR; NI DAR CONSEJOS, simplemente preguntar y aclarar dudas. El expositor se limita a responderlas.
Etapa 3: Retroalimentación, el expositor guarda silencio y se dedica a escuchar y apuntar los puntos que le sirvan, la audiencia, retroalimenta, da consejos y opiniones sobre la junta. Es de suma importancia que el expositor, no explique, no responda, aunque alguna retroalimentación no sea del todo correcta, porque el objetivo es que el expositor escuche, no tiene que estar de acuerdo en todo.
Etapa 4: Cierre, definir acuerdos, es decir los puntos donde se están de acuerdo sobre la retroalimentación y generar compromisos entre los participantes.
Si es una junta de varios expositores, limitar el tiempo de exposición a 15 min más 10 minutos de preguntas.
Esta es una forma muy sencilla de cómo podemos realizar juntas eficientes para que no nos haga perder el tiempo.
