Toda empresa en el mundo, lucrativa o no lucrativa, micro, pyme o grandes corporativos, de cualquier giro o sector, funcionan con dinero, lo que obliga a que los líderes de negocio, usemos bien o mal los datos financieros de nuestra empresa. La mayoría se centran en el flujo de efectivo, en el saldo en la cuenta de banco, dejando de usar otras herramientas básicas. Normalmente, relegan las decisiones y estrategias financieras al contador o al departamento financiero pensando más como una estrategia de pago de impuestos que de manejo de la empresa. Hoy vamos a hablar de por qué esto es un error. Cuando me preguntan los empresarios qué les sugiero para llevar mejores prácticas en sus empresas suelo decirles esto. Hoy se los resumí en cinco estrategias operativas que están directamente relacionadas con el dinero y que son fáciles de implementar.
Consejo #1 – Nunca dejes de vender
Esta estrategia tiene que ver con el dolor o enfoque de todo negocio que es, generar ingresos. Por eso, es importante nunca dejar de vender. Esto suena lógico y obvio, pero hablándoles del aspecto financiero me refiero a no vender sin tomar en cuenta algunos puntos clave.
Nunca dejar de vender sin dejar de voltear a ver el margen de ganancia, ¿Qué significa esto? Es tan importante vender y generar ingresos, que en muchas ocasiones, la estrategia de querer vender más puede llevar a tomar la decisión de bajar los precios para cerrar ventas y ganar clientes, es fácil perder de vista los costos involucrados en la producción, el servicio y la entrega.
No tener en cuenta los costos al vender puede llevarte a vender por debajo de tu costo, lo cual es una decisión equivocada. Por lo tanto, nunca dejes de vender, pero nunca dejes de considerar tus costos para saber qué margen estás obteniendo. En ocasiones, es mejor no vender que vender a pérdida, pero nunca dejes de buscar oportunidades de venta.
Nunca dejes de vender sin entender el efecto del tiempo. Es muy común el financiamiento de proveedores, hoy en día el 75% del financiamiento del país, proviene de los proveedores, con este mismo afán de lograr cerrar tu venta, normalmente accedes a financiar a tu cliente, a veces ni siquiera el cliente te da la opción, más bien es una condición para venderle, pero hay que tener algo claro, el dinero SIEMPRE tiene un costo en el tiempo debido a la inflación y a otros factores. Por lo que no es lo mismo vender de contado que financiado, no va a ser la misma ganancia para ti, si cobras de contado que, si das 30 días, y eso debes considerarlo al definir tu precio de venta.
Por ejemplo, si vendes de contado y dejas ese dinero en una cuenta de cetes o invertido en un fondo de inversión que ofrece rendimientos mínimos, ese dinero va a crecer poco o mucho, pero incrementa, si tu das financiamiento, estas dejando de ganar ese dinero, o que pasa si para lograr financiar a tu cliente, tú tienes que financiarte de una institución financiera, ese dinero que usas de capital de trabajo, cuesta cada día que lo tienes. Por lo anterior, no considerar el costo de ese financiamiento puede afectar tu margen y tu ganancia. Por lo tanto, cada vez que realices una venta, debes tener en cuenta el margen y el tiempo que tomará cobrarlo, para poder decidir tu precio, inclusive para decidir si es mejor no vender.
La forma más sencilla de determinar cuál es el impacto del costo financiero en mi producto o servicio, es preguntarte: “Si tuviera ese dinero en mi bolsillo, ¿Dónde lo invertiría? ¿Cuánto rendimiento generaría en una forma segura y líquida?”. Así sabrás de manera sencilla lo que te cuesta el dinero, si vas a vender a plazo, debes tener en cuenta este costo en el precio. No puedes vender al mismo precio a plazo que al contado, ya que el dinero tiene un costo en el tiempo.
Consejo #2 – Presupuestar y planificar
Determina cuánto vas a gastar y cómo lo vas a gastar. Seguramente lo han escuchado muchas veces, pero no saben cuántas empresas he evaluado que no lo siguen, provocándoles que entre más dinero hay en la cuenta de banco, más gastos tienen.
Un presupuesto, bien controlado, que te ayude a decidir en que gastar y en que no, te ayudará a controlar los costos y gastos diarios. Cuando no tienes este control normalmente se generan problemas financieros y estrés innecesario para la empresa. Por eso la regla número dos es siempre presupuestar y llevar un sistema de control. Todo lo que gastes debe estar incluido en el presupuesto; si no está en el presupuesto, no lo gastes.
Es muy sencillo: si no está en el presupuesto, planea incluirlo en el siguiente trimestre y así poder gastarlo. No gastes por impulso ni por una supuesta oportunidad extraordinaria. Planéalo, planéalo y contrólalo. Si eres demasiado flexible en la gestión del gasto, te será fácil autorizar gastos innecesarios. Por eso, crea un rol en tu empresa que actúe como un “policía del dinero”, alguien estricto que te ayude y te obligue a no desviarte de tu plan. Los emprendedores somos emocionales y a veces nos dejamos llevar, lo cual puede llevarnos a gastar más de lo necesario. Esto no es lógico y puede evitarse.
Consejo #3 – Siempre debes tener acceso a financiamiento
Sé que la mayoría de los empresarios en la actualidad no tienen acceso a financiamiento, no porque no tengan la opción, sino porque muchos piensan que no lo necesitan, algunos consideran, tal vez por una experiencia, que no son sujetos a crédito, inclusive muchos consideran que la deuda es algo negativo.
El financiamiento es una herramienta financiera básica para cualquier empresario, no solo para los tiempos de urgencia, sino siempre. No existe ninguna empresa en el mundo, sin importar su industria o tamaño, que haya logrado crecer o tener éxito sin usar de manera inteligente el capital de otros, principalmente a través de instituciones financieras. Este enfoque de usarlo inteligentemente es cuando se utiliza para rentabilizar tu capital, y hacer crecer tu negocio.
Por supuesto, hacerlo de manera inteligente significa, usarlo correctamente, por y para las razones correctas. Es necesario utilizar el financiamiento de forma estratégica, como invertir en incrementar la productividad, para aumentar las ventas, reducir costos o financiar estructuras e inversiones a largo plazo. También puedes usarlo en emergencias para asegurar la continuidad del negocio, pero cuidado, el financiamiento debe ser usado principalmente para crecer.
El financiamiento no se solicita cuando lo necesitas, se solicita cuando no lo necesitas, porque podrás comparar, revisar las distintas alternativas y poder tomar la mejor decisión. Siempre conviene mantener abiertas las líneas de comunicación con diversas instituciones financieras, hoy como nunca en la historia hay múltiples canales de financiamiento, el 99 % lo solicitara con el banco de siempre, pero menos del 40% voltea a ver otras alternativas, y hay que saber que hay más alternativas muy buenas fuera de los bancos.
Por esto, es fundamental tener relaciones comerciales con distintas instituciones, de distintos tipos, ya sea un banco, una institución financiera no bancaria como una SOFOM, un crowdfunding o una Fintech. Es importante tener una relación con estas entidades financieras para que, cuando realmente necesites dinero, ya sea por una emergencia, para mantener tu negocio a flote o para aprovechar una oportunidad que se presenta, tengas acceso al capital de otras personas y puedas hacerle frente y aprovecharlo.
Muchas veces, durante la operación del día a día de tu negocio, llegan oportunidades, y no dispones del dinero necesario en la bolsa para aprovecharla. En estos casos, contar con líneas de crédito abiertas te ayudará a tener dinero disponible. Es importante que como cualquier proveedor sepas diversificar tus opciones de financiamiento. No solo tener una línea abierta con el banco, mi recomendación es tener relaciones con distintas instituciones, como entidades financieras no bancarias o crowdfunding, diversificar tus fuentes de fondeo es fundamental para todo negocio.
Siempre es más económico utilizar el dinero de otras personas en lugar de utilizar tus propios recursos. El dinero proveniente de una entidad financiera siempre es más barato que sacarlo directamente de tu caja, aunque lo tengas disponible. Esto se debe a que existe un costo de oportunidad. En cuestión de liquidez “el efectivo es el rey” y tener el dinero disponible en tu caja es lo que domina el juego.
Consejo #4 – Nunca comprar activos de contado
La lógica de muchas personas es que es preferible comprar al contado en lugar de financiarlo o arrendarlo; desde una perspectiva financiera esto es un error. Invertir tu dinero en activos como vehículos, computadoras o muebles que sabes que perderán valor cada día, sería como invertir en una casa de bolsa o fondo que te prometa que al final del plazo recibirás menos dinero, esa lógica es la misma que poner tu dinero en un fierro que sabes que se devaluará.
Comprar estos artículos de contado, sabiendo que pierden valor diariamente, es una decisión financiera errónea. Por eso existen opciones como el arrendamiento puro o leasing. Tengo varios podcasts y blogs en los que hablo sobre estos diferentes tipos de arrendamiento, cómo funcionan y te invito a que los leas.”
El arrendamiento tiene un costo financiero, pero también ofrece ventajas para las empresas en términos fiscales que hacen que prácticamente se paguen solos. De esta manera, los impuestos cubren el costo financiero y parte del activo. Adicional que la idea de un arrendamiento es que no tengas que pagar el 100% del activo, solo una parte, lo cual siempre te va a convenir, indistintamente de la estrategia fiscal.
Si en lugar de gastar, inviertes tu dinero en instrumentos como CETES, acciones en una casa de bolsa o lo ahorras en un fondo de inversión, estarás generando ganancias. De esta manera, el dinero invertido está generando más dinero. Ahora imagínate que, en lugar de usar el dinero para el activo, o inclusive en lugar de invertir en instrumentos financieros, lo inviertes en tu negocio y eso te incrementa 30% las ventas o te reduce 20% el costo de producción, ¿Dónde te convino poner el dinero? ¿En el fierro o en tu negocio?
Consejo #5 – Las utilidades primero
Normalmente, los empresarios estamos luchando por sobrevivir y a menudo dejamos las utilidades (ingresos menos costos, menos gastos) al final, lo que significa que los emprendedores, socios e inversionistas son los últimos en recibir pagos. Existe una metodología nueva llamada “Utilidades Primero” que prefiero utilizar en mis empresas y sugiero implementar en las suyas. De hecho, hay un libro llamado “La ganancia es primero” (Profit First) de Mike Michalowicz, te recomiendo leer el libro, es muy fácil de conseguir y de aplicar esta metodología. En él, se explica de manera muy sencilla de aplicar: ingresos menos utilidades es igual a gastos o costos.”
¿Qué quiere decir esto?
Que en tus ventas ya debes tener presupuestadas tus utilidades, retenerlas en una cuenta de “utilidades” para no tocarlas y sobrevivir con el resto. Con esto tendrás claridad en lo que puedes gastar, es aplicable a cualquier tipo de empresa de cualquier giro.
Los seres humanos gastamos más cuando tenemos más y eso lo vemos en cualquier persona de cualquier empresa, entre más dinero hay en la caja. más gasta la empresa, entre más dinero tengo en la cartera más gasto, entre más tengo, más elijo un plato de comida más grande, más cómodo así somos los seres humanos, pero con esta metodología lo que haces es reducir el dinero al que tienes acceso, quitándole las utilidades y eso te hace que tengas que sobrevivir y sacar los gastos del mes con el dinero que te queda después de retirarlas, con esto vuelves más deficientes los procesos porque solo gastas la cantidad adecuada y no más.
Les pondré un ejemplo para que puedan ver el punto al que quiero llegar
Imaginemos que tenemos un tubo de pasta de dientes. Cuando lo compramos y está completamente lleno, no nos preocupa apretarlo demás y solemos usarla en exceso sin pensar. Sin embargo, a medida que el tubo se va acabando, comenzamos a exprimirlo al máximo, cuando se está acabando empezamos a cuidarla y a lavarnos los dientes con menor cantidad. Casi todos los seres humanos actuamos así, cuando la pasta de dientes está acabando le exprimimos hasta la última gota, inclusive hay gente que hasta corta el tubo para intentar sacar los últimos restos de pasta de dientes.
Curiosamente, descubrimos que podemos lavarnos los dientes igual de bien con una pequeña cantidad de pasta y logramos prolongar la vida del tubo por una semana más. ¿Por qué actuamos de esta manera los seres humanos? La respuesta está en la psicología: cuando tenemos abundancia, tendemos a desperdiciar, pero cuando escasea, nos volvemos increíblemente eficientes ahorrando.
Espero que les sirvan estos 5 consejos y los puedan aplicar en sus empresas, para finalizar les dejo un último consejo de pilón, que va dirigido al tomador de decisiones.
Es fundamental que el Director General, asuma la responsabilidad de conocer, entender, leer e interpretar los estados financieros de su empresa. No se trata únicamente del flujo de efectivo, sino de comprender los estados financieros completos, como el estado de resultados y el balance general. Estos documentos son los motores y el volante, así como la palanca de cambios de una empresa.
La comprensión de la parte financiera y de cada línea de los estados financieros no es solo responsabilidad del contador o del profesional financiero de la empresa, sino que es una obligación del líder de la empresa. Es crucial que todos en la organización comprendan cómo funcionan los números, incluso si no les gustan las finanzas. Inscríbanse en cursos, aprendan, involúcrense en el análisis de los estados financieros. Revisarlos regularmente, mes a mes, es fundamental para el negocio.
Encantando de ampliar este tema en otro blog o resolver las dudas que les surjan, gracias por leer otra entrada de blog y seguimos en contacto por medio de mis redes sociales @fernandopadillaez en Instagram, Twitter, Facebook o Linkedln.
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